Meny
Att lyckas med en upphandling för bostadsrättsföreningar är avgörande för både ekonomi och kvalitet. Som styrelsemedlem i en BRF i Örebro har du ett stort ansvar. Därför är det viktigt att du har en tydlig process att följa – från behovsanalys till kontrakt. Den här guiden hjälper dig att undvika vanliga fallgropar och göra trygga, välinformerade val.
Kort sagt innebär en upphandling att föreningen tar in offerter från olika leverantörer inför ett inköp av varor eller tjänster. Det kan handla om allt från teknisk förvaltning och snöröjning till hissunderhåll eller stambyten. Eftersom upphandlingen ota gäller stora belopp är det viktigt att allt går rätt till.
Först och främst behöver ni ta reda på vad föreningen faktiskt behöver. Har ni återkommande problem med ventilationen? Eller står ett större renoveringsprojekt för dörren? Genom att identifiera behovet tidigt undviker ni onödiga kostnader senare. Det är också klokt att dokumentera allt, så att alla i styrelsen har samma bild av situationen.
När behovet är tydligt definierat är det dags att skapa ett förfrågningsunderlag. Detta dokument beskriver vad ni efterfrågar, vilka krav ni har på leverantören och hur upphandlingen kommer att genomföras. Ju tydligare underlaget är, desto bättre anbud får ni in. Dessutom minskar risken för missförstånd.
För att få ett bra beslutsunderlag bör ni ta in offerter från minst tre olika aktörer. Jämför inte bara pris – granska också erfarenhet, referenser och serviceavtal. Tänk på att det billigaste alternativet inte alltid är det mest kostnadseffektiva i längden.
I Örebro finns flera erfarna leverantörer, men det kan ändå vara klokt att fråga andra föreningar om rekommendationer.
Nu är det dags att jämföra offerterna. Använd gärna en poängmall där ni sätter betyg på varje leverantör utifrån era viktigaste kriterier. På så sätt blir det enklare att fatta ett gemensamt och objektivt beslut. Tänk också på att kommunicera tydligt med leverantörerna under hela processen.
När ni har valt leverantör är det viktigt att skriva ett tydligt avtal. Det ska inkludera allt från priser och tidsramar till ansvarsfördelning. Därefter gäller det att följa upp leveransen – särskilt om det handlar om löpande tjänster som teknisk förvaltning eller fastighetsskötsel.
Hedegården Örebro är ett exempel på en lokal aktör som erbjuder långsiktigt stöd till BRF:er genom hela upphandlingsprocessen. Med lokal närvaro och god erfarenhet av teknisk förvaltning kan de göra processen både tryggare och enklare.
En väl genomförd upphandling sparar pengar, minimerar risker och förbättrar kvaliteten på föreningens tjänster. Dessutom stärker det förtroendet för styrelsen. Inte minst i en växande stad som Örebro, där utbudet av leverantörer är stort, lönar det sig att tänka strategiskt.
Upphandling för bostadsrättsföreningar behöver inte vara krångligt. Genom att följa en tydlig process – från behovsanalys till avtal – kan din BRF fatta bättre beslut. Använd denna guide som stöd och tveka inte att kontakta experter om ni behöver hjälp.
Med rätt stöd, till exempel från en aktör som Hedegården Örebro, blir upphandlingen både smidigare och mer professionell.
Vill ni veta mer om hur vi kan hjälpa er bostadsrättsförening?
Hör av er till oss – vi berättar gärna mer!
info@hedegardenfastighet.se
019 – 18 64 64
Fyll i dina uppgifter nedan och ange vilken eller vilka av våra tjänster du vill ha offert på, så återkommer vi inom kort.
Hedegården har sitt ursprung i Örebro och vi startade 1988 under namnet Vema. Vi ägs av Hecandogruppen, en värmländsk koncern med mångårig erfarenhet från både fastighetsbranschen och från retail.
